La gestión de datos maestros (MDM) es el proceso con el que se garantiza que una organización trabaja siempre con una única versión de datos «verdaderos» y actualizados, lo que suele denominarse el «registro de oro», y toma decisiones a partir de esos datos.

Parece sencillo, pero en contextos comerciales modernos, repletos de flujos constantes de datos, la gestión de datos maestros quizá sea uno de los retos empresariales más complejos. Para ingerir datos de distintas fuentes y presentarlos como una única fuente constante y fiable de información verificada en tiempo real se requiere una mezcla de conocimientos, herramientas y, muchas veces, una alianza estratégica.

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6 ventajas de la gestión de datos maestros

Este mundo cada vez más digitalizado y la explosión de tecnologías cloud han convertido la gestión de datos en uno de los principales quebraderos de cabeza de los directores de sistemas de información. Solo una pequeña parte de lo que sucede durante cualquier transacción resulta visible, por lo que el seguimiento, clasificación y verificación de los datos de fondo puede suponer una tarea colosal. Sin embargo, cuando los MDM se gestionan eficazmente, pueden reportar beneficios reales a una organización. Les presentamos seis:

1. Un menor coste total de funcionamiento

Analice todos los aspectos de su negocio que generan y consumen datos.

  • Todas las aplicaciones y sus dependencias
  • Operaciones de empleados, desde la producción a los eventos de RR.HH.
  • Almacenes de datos, con información en caliente (activa) y en frío (archivada)
  • Programaciones de inventario y protocolos de pedidos
  • Y mucho más

Una variación en la versión o la veracidad de los datos de cualquiera de estas fuentes puede provocar una reacción

en cadena sobre toda la información asociada, afectar rápidamente a los gastos de explotación y poner en peligro el negocio de la organización. Y suele ser un problema de mayor calado de lo que parece ser en un primer momento. En un estudio:

  • Tan solo el 3 % de las puntuaciones de calidad de datos podrían considerarse «aceptables» según la clasificación menos exigente.
  • De promedio, el 47 % de los registros de datos de nueva creación contiene al menos un error crítico (p. ej., que afecte el trabajo realizado).

Unos datos fiables y actualizados causan el efecto contrario.

2. Menor sobresaturación arquitectónica gracias a la supresión de redundancias

La reducción de la pérdida de negocio no es el único efecto que genera la MDM en su cuenta de resultados. El coste que supone ejecutar y mantener una arquitectura en red (local, híbrida o cloud) se ve directamente afectado por la cantidad de recursos utilizados. Entre ellos, el espacio de almacenamiento, el tiempo de procesamiento y la capacidad de procesamiento de la red.

Al confluir todo el panorama de datos en un único repositorio de confianza, desaparece la necesidad de mantener sus propios recursos y se pueden recortar significativamente los gastos operativos en materia informática.

3. Entregas más rápidas

La MDM es un planteamiento central en cualquier enfoque de desarrollo moderno, como la entrega continua, DevOps, DevOps robusto y otras arquitecturas de diseño que exigen el uso de datos compartidos fiables.

Con un buen depósito de datos MDM de confianza que abastezca a los equipos de desarrollo, se agiliza considerablemente el paso de aplicaciones y mejoras por la cadena de entrega. Esto significa que los descubrimientos de MDM que se saquen a la luz hoy podrán ser explotados con software hoy mismo, sin tener que pasar por un largo proceso de revisión y reprogramación.

4. Cumplimiento simplificado

En el mundo de los negocios digitales modernos, el cumplimiento normativo supone todo un desafío, con normativas como HIPAA, PCI, CIPA, RGPD y demás marcos normativos que modifican rápidamente las medidas de conformidad exigibles. El cumplimiento normativo puede representar en sí mismo (suele ser el caso en organizaciones de mayor calado) una tarea a tiempo completo.

MDM simplificará la elaboración de informes y audiencias de obligatorio cumplimiento puesto que observa todas las normativas de integración de datos verificable y segura.

5. Atención al cliente mejorada

Como reza el dicho, el tiempo es oro. En un mundo digital que avanza a la velocidad de los negocios modernos, este refrán no ha cobrado jamás más sentido que ahora, sobre todo respecto al tiempo de su audiencia. MDM ofrece una oportunidad sin precedentes de interactuar con sus clientes en cada paso del proceso de transacción (y mejorar su rendimiento gracias a una respuesta en tiempo real) eliminando las incongruencias y los errores que afectan a la entrega del producto, desde la primera interacción con la aplicación hasta el envío, la entrega y las opiniones.

6. Visión de 360º

Un proceso de MDM moderno y en la cloud arroja una visión completa y en tiempo real de cada cliente. MDM genera un «registro de oro» que suministra a los expertos en marketing información exacta y actualizada para la personalización en la Web o sugerencias en Amazon.com de compras efectuadas junto al artículo que se está planteando adquirir.

7. Business intelligence con aplicación práctica

Formarse una imagen clara y actualizada de todas las operaciones comerciales permite tomar decisiones dedicando una atención minuciosa a los aspectos problemáticos o valorar la imagen de conjunto para detectar cómo afectan nuestro negocio las tendencias nacionales o mundiales.

Los datos son los cimientos y la savia necesaria de los entornos digitales, por lo que MDM, como los mismos datos, tiene toda suerte implicaciones en cualquier entorno. Prueba constante de ello es la forma en la que las organizaciones están dando respuesta al reto de MDM en cloud.

La gestión de datos maestros en cloud: Los 4 retos fundamentales

Con la gestión de datos maestros en cloud, y el sinfín de oportunidades asociadas, llega también toda una retahíla de posibles escollos, tanto en entornos de cloud pública como híbrida. A continuación presentamos cuatro retos críticos que deben ser abordados cuanto antes. Recuerden que fracasar en la planificación es el mejor plan para fracasar.

  1. Dar cuenta de tipologías de datos radicalmente dispares. Con todos los dispositivos virtuales y físicos que empleamos para conectar con los clientes, no habrá ningún tipo de almacenamiento de datos que baste para efectuar una buena MDM. Se producirá un flujo constante de datos estructurados y no estructurados por las herramientas de gestión de la organización, que deberán ser lo bastante flexibles para adaptarse.
  2. ¡La seguridad! En entornos digitales modernos, la seguridad debe ser la prioridad absoluta, sin excepciones. Si las ventajas de MDM proceden de una fuente centralizada de la verdad que permite funcionar a la organización, cualquier riesgo o amenaza externa referida a dicha fuente tiene la capacidad de detener el funcionamiento de raíz. Los hackeos*, el software malicioso o incluso el ciberansoming* casi siempre son fruto de soluciones de MDM que no priorizan la seguridad.
  3. La gobernanzaMDM libera un gran potencial, por lo que la responsabilidad a la hora de manejarla es de proporciones similares. Si bien la mayoría de interacciones que se utilizan para presentar una solución de MDM se producen automáticamente en segundo plano, corresponde a los responsables empresariales decidir qué datos se ponderan más y cómo debe interpretarse la business intelligence El correcto enfoque de gobernanza no tan solo codifica el campo de acción de los datos, sino también quién los mantiene o interpreta. Esta es la diferencia entre limitarse a tener una fuente centralizada de la verdad y poner a rendir todo su potencial.
  4. Competencia. Encontrar la combinación adecuada de experiencia y entusiasmo por aprender rápidamente es seguramente la mayor dificultad que MDM plantea a muchas organizaciones. Puesto que MDM en cloud es un ámbito tan emergente, la mayoría de pequeñas y medianas empresas no dispone del personal interno para diseñar una solución completa adaptada a sus necesidades. Cuanto antes mejor deberá decidirse entre formación y desarrollo o externalización.

Al reflexionar sobre estos desafíos, piense en cuál de los diseños más utilizados se adapta mejor a sus necesidades. Y algo igual de importante: su presupuesto.

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Cuatro estilos de arquitectura de datos maestros

No hay ninguna estrategia de MDM que se adapte a todas las necesidades. La ventaja de la práctica es su enfoque flexible y personalizable a la hora de gestionar y gobernar su repositorio de datos maestros. A partir de aquí existen cuatro arquitecturas generales para clasificar los diseños iniciales de MDM.

1. MDM de estilo Registro

En este enfoque, MDM funciona con registros abreviados, conocidos como «resguardos» («stubs»), que detallan la fuente, ubicación actual y otros aspectos de los datos. El registro es la arquitectura de despliegue más rápida y económica, puesto que minimiza la cantidad de datos que realmente se desplazan por las herramientas de MDM y, en su lugar, consolida los resguardos en un repositorio de servicio.

Uno de los inconvenientes del registro es la latencia superior inherente a la recopilación y comparación de registros maestros con información de dispositivos remotos. Además, el registro es una recopilación unidireccional y los cambios efectuados a escala maestra no se propagan a fuentes remotas, por lo que se generan incongruencias entre la copia maestra y la remota.

2. MDM de estilo Consolidado

Una arquitectura consolidada es parecida a la de un registro, pero los datos sí se desplazan de las fuentes al repositorio maestro.

Este enfoque goza de popularidad en entornos donde se espera latencia y la consolidación suele producirse durante las ventanas de procesamiento por lote programadas. No obstante, como sucede con el estilo registro, los datos del repositorio maestro no se sincronizan con las fuentes de de fases posteriores.

3. MDM de estilo Convivencia

Este enfoque arquitectónico lleva a la gestión de datos maestros consolidada un paso más allá y le añade la etapa crítica de la sincronización de datos maestros con las fuentes, generando un registro maestro que «convive» tanto en el repositorio principal como a nivel de sistema individual.

Se trata de un enfoque más complejo y también acarrea una elevada latencia, dado que los datos tienen que recabarse y volver a difundirse posteriormente por medio de distintos procesos por lotes. Esta arquitectura es habitual en empresas pequeñas y medianas que pueden permitirse sincronizar los datos maestros muchas veces en un periodo definido.

4. MDM de estilo Transaccional

MDM de estilo transaccional es el enfoque arquitectónico más completo y también el más caro en cuanto a gastos fijos. Los datos maestros se migran desde las fuentes al repositorio maestro, donde son procesados, limpiados, normalizados y luego devueltos a sus fuentes.

Este estilo reduce la latencia gracias a una coordinación directa entre maestro y fuente, y presenta la ventaja de ejecutar unas reglas de gobernanza de datos en toda la empresa. No obstante, exige grandes competencias y las herramientas de programación personalizada adecuadas para garantizar el correcto flujo y evitar que se propaguen datos defectuosos por todo el entorno.

Es habitual que las organizaciones empiecen con una arquitectura de MDM y, posteriormente, evolucionen hacia otra. La medida del éxito de una versión de MDM es la eficiencia, la velocidad y la coherencia con la que se trasladan y almacenan los datos maestros.

La gestión de datos maestros y la arquitectura orientada a servicios

MDM cobra renovada importancia (y potencia) en cloud gracias a su interoperabilidad con la arquitectura orientada a servicios (SOA). Cuando prácticamente todo se virtualiza, incluidas las infraestructuras, los costes de disponer de datos incongruentes o dañados pueden llegar a ser catastróficos. MDM proporciona distintas SOA, como el Internet como servicio (IaaS), para trabajar desde una única fuente de la verdad, con lo que lograr un cambio uniforme en toda la empresa se convierte en un objetivo alcanzable casi en tiempo real.

Uno de los principales retos de MDM en la SOA consiste en encontrar el enfoque de gobernanza de datos que normalice la estructura y las reglas de datos entre el repositorio y el anfitrión de sistemas remotos, servicios y software. Coordinar un protocolo operativo para el intercambio y sobrescritura de datos entre distintos sistemas puede ser una empresa compleja para los responsables de informática actuales. Asociarse con un experto contrastado simplifica el universo de MDM.

Siguientes pasos en materia de MDM

MDM en cloud está cambiando la velocidad y el alcance de los negocios constantemente. Lograr una solución de gestión de datos maestros permite a las organizaciones salvar la distancia entre los productos entregados y los usuarios casi en tiempo real, convirtiendo así los entornos de datos en organismos prácticamente vivos que reaccionan y responden al mundo comercial moderno.

¡Obtenga más información sobre MDM y empiece a aprovechar su potencia hoy mismo!